Competency Development Process of Coordinator in Meeting and Convention Business: Case Study Professional Convention Organizer in Bangkok

Abstract

Competency Development Process of Coordinator in Meeting and Convention Business: Case Study Professional Convention Organizer in Bangkok was aimed to 1) study the context and situation of work and competence related to the coordination of the meeting coordinator; 2) study the components of individual, team, and organization level of competency development, and 3) to study the competency development process of the coordinator in Professional Convention Organizer (PCO) through the human resource development concepts and organizational behavior theory in terms of individual, team, and organization related to competency development as well as other relevant context studies in the meeting and convention industry. This research was conducted through qualitative research methodology by analyzing data from documents and in-depth interviews collected from 1) experts in the field, including project managers and coordinators in the operational level, 2) Experts from MICE capabilities in governmental and educational institutes 3) Certified Meeting Professional: CMP and 4) Non-PCO experts. The samples were totally 25 key informants selected by purposive sampling and snowball sampling based on recommendations from the previous interviewers.

The results of the research show that the working context and relevant situation of meeting coordinator were earned by several reasons such as lacking qualified workers, heavy workloads, high turnover rate, their inconsistent expectation with the job. Therefore, competency development is quite discrete and has time constraints which are considered as the weaknesses of PCO. In addition, there is little chance of being the Core PCO in international meeting and convention for the practitioners in Thai PCO. As a result, they have few opportunities in fields getting jobs in more diversity and internal setting. However, PCO needs to develop coordinator competency to achieve the goals of being accepted both locally and internationally. The findings from this study found that the component of competency development for meeting coordinators include personal factors which are attitudes, knowledge and skills, proactive personality, motivation and generation Y and Z of coordinator, group factors which are teamwork and relationships within the team and organization, and organizational factors which are organizational culture, business goals, organizational structure, job characteristics, learning support and external factors about stakeholders. Therefore, lead to the design of the development process of desirable competency for the coordinator by 1) selecting people who are competent in accordance with the needs of the organization, 2) bringing them into the learning process through individual awareness, 3) determining the goals of individual, team and organization development, 4) motivating people and teams, 5) supporting learning process in all levels 6) practical guideline and bringing knowledge into practice and 7) providing feedback in order to promote desirable competence and good performance.

การศึกษาวิจัย “กระบวนการการพัฒนาสมรรถนะที่พึงประสงค์ของผู้ประสานงานในธุรกิจการจัดประชุม: กรณีศึกษา บริษัทจัดประชุมมืออาชีพในเขตกรุงเทพมหานคร” มีวัตถุประสงค์ 1) เพื่อศึกษาบริบทและสถานการณ์ของงานและสมรรถนะที่เกี่ยวข้องกับการประสานงานของผู้ประสานงานการจัดประชุม 2) เพื่อศึกษาองค์ประกอบปัจจัยในระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์กรในการพัฒนาสมรรถนะที่พึงประสงค์ของผู้ประสานงานการจัดประชุม 3) เพื่อศึกษากระบวนการการพัฒนาสมรรถนะที่พึงประสงค์ของผู้ประสานงานการจัดประชุมในบริษัทจัดประชุมมืออาชีพ โดยประยุกต์ใช้แนวคิดการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ สมรรถนะ พฤติกรรมในระดับบุคคล ระดับกลุ่ม และระดับองค์กรที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาสมรรถนะ ร่วมกับการศึกษาบริบทที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมจัดการประชุม การวิจัยนี้ใช้ระเบียบวิธีวิจัยเชิงคุณภาพด้วยการเก็บรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจากเอกสาร และการสัมภาษณ์เชิงลึกจากผู้เชี่ยวชาญในสายงาน ได้แก่ ระดับหัวหน้าหรือผู้จัดการโครงการและระดับปฏิบัติการที่ทำหน้าที่รับผิดชอบการประสานงาน ผู้เชี่ยวชาญด้านการส่งเสริมศักยภาพบุคลากรในอุตสาหกรรมไมซ์จากหน่วยงานภาครัฐและสถาบันการศึกษา ผู้ได้รับการรับรองเป็นผู้จัดงานประชุมมืออาชีพ (Certified Meeting Professional : CMP) และ ผู้เชี่ยวชาญในการจัดประชุมที่ไม่ใช่บริษัทจัดประชุมมืออาชีพ รวมทั้งสิ้น 25 ราย โดยเลือกกลุ่มตัวอย่างแบบเจาะจงกลุ่มเป้าหมาย และแบบลูกโซ่ซึ่งอาศัยการแนะนำจากผู้ให้สัมภาษณ์ที่ได้เก็บข้อมูลไปแล้ว

ผลจากการวิจัยพบว่า บริบทและสถานการณ์เกี่ยวข้องกับสมรรถนะของผู้ประสานงานการจัดประชุม ยังขาดแคลนผู้ปฏิบัติงานที่มีคุณภาพเนื่องจากหลายสาเหตุ อาทิ ภาระการทำงานหนักขึ้น เนื่องจากมีอัตราการลาออกสูงเพราะบุคลิกภาพและความต้องการของบุคคลไม่สอดคล้องกับงาน การพัฒนาสมรรถนะจึงไม่ต่อเนื่องและมีข้อจำกัดด้านเวลาซึ่งเป็นจุดอ่อนของบริษัทจัดประชุมมืออาชีพ อีกทั้งบริษัทจัดประชุมมืออาชีพในประเทศไทยมีโอกาสน้อยในการเป็นผู้จัดงานหลักทำให้ผู้ปฏิบัติงานในบริษัทจัดประชุมมืออาชีพของไทยขาดโอกาสทำงานหลากหลายและงานระดับนานาชาติ

อย่างไรก็ตามบริษัทจัดประชุมมืออาชีพมีความต้องการพัฒนาผู้ประสานงานการจัดประชุมให้มีสมรรถนะที่พึงประสงค์ในการทำงานและมีพฤติกรรมใฝ่เรียนรู้และพัฒนาอยู่เสมอ เพื่อมุ่งบรรลุเป้าหมายการเป็นที่ยอมรับทั้งในระดับประเทศและระดับนานาชาติ ข้อค้นพบจากการศึกษาพบว่า การพัฒนาสมรรถนะของผู้ประสานงานการจัดประชุม ประกอบด้วยเหตุปัจจัยหลายประการ ได้แก่ ปัจจัยบุคคลประกอบด้วย ทัศนคติ ความรู้และทักษะ บุคลิกภาพความใฝ่รู้ ความต้องการแรงจูงใจ และช่วงวัยของผู้ประสานงานการจัดประชุมซึ่งเป็นกลุ่มเจนเนอเรชั่น วาย (Y) และ ซี (Z) ปัจจัยกลุ่มประกอบด้วย การทำงานเป็นทีมและความสัมพันธ์ภายในทีมและองค์กร และปัจจัยองค์กรประกอบด้วย วัฒนธรรมองค์กร เป้าหมายทางธุรกิจ โครงสร้างองค์กร ขอบข่ายลักษณะงาน การสนับสนุนการเรียนรู้และปัจจัยภายนอกเกี่ยวกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จึงนำไปสู่การออกแบบกระบวนการการพัฒนาสมรรถนะผู้ประสานงานการจัดประชุม โดย 1) การคัดเลือกบุคลที่มีสมรรถนะสอดคล้องกับความต้องการขององค์กร 2) การนำเข้าสู่กระบวนการการเรียนรู้และพัฒนาผ่านการสร้างความตระหนักรู้ของบุคคล 3) การกำหนดเป้าหมายการพัฒนาระดับบุคคล กลุ่ม และองค์กร 4) การสร้างแรงจูงใจให้กับบุคคลและทีม 5) การสนับสนุนการเรียนรู้และพัฒนาในทุกระดับ 6) การเรียนรู้จากการปฏิบัติและนำความรู้มาสู่การปฏิบัติ และ 7) การให้ข้อมูลป้อนกลับ เพื่อให้ผู้ประสานงานการจัดประชุมมีสมรรถนะที่พึงประสงค์และผลการปฏิบัติงานที่ดี